hallo, bitte um rückruf ich benötige ein angebot.esmuss schnell gehn
… Hast du auch gerade ungläubig auf den Bildschirm gestarrt?
In meinem Büroalltag war diese Art von “geschäftlichen E-Mails” Standard.
Ich finde das nicht professionell. Denn so ein Bild will ich nicht abgeben, nicht an Kunden, nicht an zuküftige Auftraggeber oder -nehmer.
Vielleicht bin ich kleinlich und altmodisch, was das betrifft.
Schließlich können wir heutzutage alle “mal schnell nebenbei” vom Handy aus mailen und dank Internetslang sind viele Regeln aus dem Deutschunterricht sowieso ausgestorben.
Aber Fakt ist: Eine professionelle E-Mail – generell professionelle Korrespondenz – macht so viel her!
Deshalb schauen wir uns heute an, wie man professionelle geschäftliche E-Mails schreibt – und dabei seine Authentizität nicht verliert.
In 10 Jahren Büroassistenz-Arbeit haben sich bei mir jedenfalls so einige Tricks angesammlt!
Geschäftliche E-Mails schreiben – so bleibst du professionell und authentisch
Deine E-Mailadresse
Bevor wir in die Praxis gehen, wie du geschäftliche E-Mails schreiben kannst, schaffen wir die Voraussetzungen für einen professionellen Kontakt: Hast du schon eine geschäftliche E-Mailadresse?
Bestimmt hattest du schon solche “E-Mail-Sünden” wie kleine_maus93.
Meine erste Mailadresse lautete “littlejellybabe”. Außerdem war ich schon eine “sahneschnitte” und ein “grinsekatzerl”.
Aber machen wir uns nichts vor: Nichts davon ist professionell und für Firmenkontakte geeignet. War es übrigens auch nie.
Optimal ist eine E-Mailadresse mit deinem Namen oder dem deines Business. Beides hat Wiedererkennungswert.
Du kannst hier variieren und z.B. nur deinen Vornamen verwenden (z.B. chrissi@email.de) oder mit deinem Vor- und Nachnamen spielen (cwagner@email.de, deinbusinessname@email.de).
Oder hast du eine Domain für deine Website? Dann kannst du darüber E-Mail-Weiterleitungen oder richtige Postfächer einrichten. Ich kann dir hierfür all-inkl.com* sehr empfehlen!
Alle meine Domains liegen bei all-inkl. Ich verwende dort verschiedene geschäftliche E-Mailadressen, die sich auf meine Website-Domains beziehen, z.B. “hello@chrissi-wagner.de“.
Weiterleitungen eine prima Sache, da sie alle eintreffenden Mails auf ein von dir festgelegtes Postfach senden – und du alles an einem Platz hast.
Der Nachteil: Dabei lässt sich leicht der Überblick verlieren. Antwortest du außerdem auf eine weitergeleitete Mail, sieht dein Empfänger, dass du von kleine_maus93 gemailt hast.
Du musst hier selbst entscheiden, was dir wichtiger ist. Übersichtlichkeit oder eine passende E-Mailadresse. (Ich wähle immer zweiteres.)
Besitzt du keine Domain, richtest du dir am besten eine gesonderte E-Mailadresse für Kundenkontakte ein.
Empfehlenswerte, kostenlose Anbieter sind GMX und GMail.
Wie willst du dich vor deinen Kunden/Mitarbeitern/der Versicherung/etc. präsentieren?
So sprichst du deine Empfänger richtig an
Selbst wenn ich so eine E-Mail wie ganz oben bekomme, antworte ich professionell.
Doch wie genau macht man das?
Zuerst ist wichtig, deinen Empfänger richtig anzusprechen.
Orientierungshilfe: Du kannst dich immer daran orientieren, wie dein Kunde mit dir kommuniziert.
Wenn du dich auf eine Ausschreibung/ein Inserat bewirbst, sprich deinen Gegenüber so an, wie er/sie auf seine zukünftigen Auftragnehmer anspricht.
du = du
Sie = Sie
Vorname + Sie (z.B. Liebe Chrissi, vielen Dank für Ihre Nachricht!)
Nachname + Sie (z.B. Sehr geehrte Frau Wagner,…)
Wenn du von dir aus eine E-Mail schreibst und dich nicht an der Schreibweise deines Kontakts orientieren kannst, verwende das “Sie”.
Je nach Firma kannst du auch hier lockerer oder seriöser ansprechen:
In einem Pharma-Unternehmen passt ein “Sehr geehrte/r Frau/Herr” besser.
Nimmst du Kontakt mit einem Verlag auf, funktioniert auch ein “Liebe/r Frau/Herr”.
Say my name, say my name
… oder besser: Write my name correctly.
Denn auch der Name deines Ansprechpartners möchte richtig geschrieben werden!
Ich habe in E-Mails schon alle Arten meines Namens durch, die du dir vorstellen kannst. Chrissie, Chrissy, Chryssi, Krissi, Christi, usw.
Dabei reicht ein Blick in meine Blogposts, in die Sidebar oder auf eins meiner Social Media Profile, um zu sehen, dass ich “Chrissi” geschrieben werde.
Mittlerweile haben solche Namens-Verfehlungen nur noch ein Augenrollen bei mir verdient. Trotzdem achte ich selbst genau darauf, meinen Empfänger richtig anzuschreiben.
Recherchiere deshalb, wie der Empfänger deiner E-Mail richtig heißt! Und wenn du 5x nachschauen musst (… ich kenne das). Menschen wollen gerne mit ihrem korrekten Namen angesprochen werden, egal, ob es sich um den Vor- oder den Nachnamen handelt.
Online geht es lockerer zu
Dank Chat-Zeiten ist ordentliche Rechtschreibung verloren gegangen und ganze Worte werden durch Emojis ausgedrückt.
Das ist auch völlig okay. Du wirst kaum eine Absage bekommen, weil du ein lächelndes Smilie in deine E-Mail eingebaut hast.
Aber: Übertreib es nicht mit der Lockerheit.
Lies vor dem “Senden” noch einmal über deinen Text. Prüfe ihn auf Fehler und Stimmigkeit.
Setze Emojis nur spärlich ein.
Wie und wo du mit jemandem schreibst, kommt ganz auf die Plattform an.
Ich habe z.B. mit einer Auftraggeberin fast ausschließlich über Facebook Kontakt – und die Nachrichten sind entsprechend leger (Emojis, keine Grußformel, Rechtschreibung ist eher nebensächlich).
Alle anderen Kundinnen duze ich, obwohl sie teils erheblich älter sind als ich.
Fasse dich kurz
Hier muss ich mich auch an die eigene Nase fassen – wenig zu schreiben ist nicht unbedingt meine Stärke. Aber ich arbeite dran 😉
Es ist so: Unser aller Zeit ist zu kostbar, um sie mit leeren Floskeln in E-Mails zu vergeuden.
- Streiche überflüssige Füllwörter (“dann, “aber”, usw.) heraus, bevor du sie abschickst.
- Spar dir langwierige Endlos-Schleifen (dazu gleich mehr).
- Versuche, dein Anliegen so kurz und verständlich wie möglich darzulegen.
- Vermeide Schachtelsätze.
Kennst du diese E-Mail-“Schleifen”?
“Hier hast du deine Infos”
– “Super, danke! Ein schönes Wochenende!”
– “Danke, dir auch!”
– “Danke!”
Es wird empfohlen, auch darauf zu verzichten.
Mir persönlich fällt das noch nicht so leicht, denn ich finde es einfach höflich, danke zu sagen.
Dennoch haben weder ich, noch du als mein Gegenüber irgendeinen Mehrwert davon. Eher fragst du dich, wieso ich dir schon wieder eine E-Mail geschickt habe, wo doch schon alles geklärt ist.
Das führt höchstens zu Augenrollen.
E-Mails formatieren
Sich kurz zu fassen ist zwar wichtig, aber selbst lange Mails werden leichter lesbar, indem du sie gliederst.
Das Zauberwort: Formatierung!
- Setze sinnvolle Absätze.
- Hebe wichtige Punkte fettiert, kursiv oder unterstrichen hervor.
- Musst du eine Auflistung machen? Dann gliedere sie als Aufzählung (so wie hier).
Viele E-Mail-Anbieter haben die Möglichkeit, Links einzubauen. Anstatt also eine laaange URL anzugeben, verlinke einzelne Wörter direkt. Das bietet sich z.B. für Webseiten-Links an oder Downloads.
Anhang vergessen – was jetzt?
Der Klassiker!
“Anbei schicke ich dir die Fotos für den Artikel mit.” Tja, aber wo ist der Anhang?
Du kannst noch so professionell sein – das passiert jedem. Glaub mir.
Ich habe mir angewöhnt, den Anhang immer sofort hochzuladen. Erst danach tippe ich meine E-Mail.
Und wenn es doch passiert: Eine nette, augenzwinkernde Mail a la “Hallo Chrissi, da war ich wohl zu schnell… hier der erwähnte Anhang!” hinterher und niemand ärgert sich darüber.
Geschäftliche E-Mails schreiben – Zusammenfassung Do’s & Don’ts
Do’s:
- verwende eine geschäftliche E-Mailadresse
- benutze immer eine Anrede und Großformel (Liebe Chrissi, Sehr geehrte Frau Wagner, Hi Chrissi,… Liebe Grüße, Mit freundlichen Grüßen)
- deine E-Mail formatieren
- “Sie” schreibt man groß
- fasse dich kurz und beschränke dich auf das Wesentliche
- lade Anhänge gleich zu Beginn hoch
Dont’s:
- Mails von deiner privaten (oder seeehr privaten) E-Mail versenden
- Geschäftskontakte gleich zu Beginn duzen
- E-Mails nicht Korrektur lesen, bevor du sie abschickst
- übermäßig viele Emojis verwenden
- unformatierte Textblöcke versenden
Wie steht’s mit dir? Welchen E-Mail-Fauxpas hast du schon erlebt?
Falls dieser Beitrag hilfreich für dich war, freue ich mich, wenn du ihn teilst!
Ein interessanter wie auch wichtiger Eintrag, finde ich. Auch in meinem Freundeskreis gab es früher (in früheren Semestern) auch welche, die eine E-Mail nicht richtig schreiben konnten oder falsch angefangen haben. Da konnte ich mein Knowhow weitergeben und ihnen helfen. Ich selber besitze drei E-Mail Adressen,
Eine GMX Adresse (mein Haupt-Email Konto mit meinem vollen Vor und Nachnamen versehen). Dazu habe ich eine Verknüpfung (ladidragon [at] gmx.de), die ich verwende, wenn ich z.B. nicht will, dass jemand fremdes direkt meinen vollen Namen sieht). Anschließend besitze ich bei 1und1 noch zwei E-Mail Konten. Ein Postkarten für Dinge, die meine Fanseite zu Code Geass betreffen (suzaku [at] code-geass.com) und einmal das Konto zu meinem Blog. Dort habe ich direkt meinen Nicknamen vor dem “at” verwendet, weil ich es einfach persönlicher finde.
Früher habe ich meine 1und1 Konten nur über Weiterleitung zu meinem Haupt-Emailkonto erstellt: Ich sah aber schnell, dass mich das durcheinander brachte und ich einige Mails nicht mehr auf die Schnelle zuordnen konnte: Was gehört nun wohin etc. Deswegen habe ich es nun aufgeteilt und bin eigentlich ganz zufrieden. Man hat Übersicht.^^
Hach, bezüglich Anrede und Empfänger habe ich direkt eine Geschichte für dich,.
Ich selber weiß, wie ich den Empfänger anzureden habe. Selbst im Internet taste ich mich meist immer mit dem “Sie” an, bevor daraus ein “Du” wird. Das kommt denke ich darauf an, wie gut man seinem Gegenüber kennt. Ich finde das generell etwas schwierig. Das ist ja auch mit dem Nicknamen und dem wirklichen Namen so. Leute, die ich nicht oder kaum kenne, würde ich niemals anbieten, mich direkt “Svenja” zu nennen, sondern generell erst mit “Foulquês”.
Nun zur Geschichte:
Ich war und bin noch in einigen Foren angemeldet, wo ich mich nun aber entgültig löschen lassen möchte. Einerseits fehlt die Zeit, andererseits möchte ich meine E-Mail Daten auch nicht unbedingt irgendwo gespeichert haben wollen, wo ich eh kaum noch online bin bzw. gar nicht mehr. In einem Forum habe ich seit über 10 Jahren nicht mehr reingeschaut, demnach bat ich an meinem Geburtstag (dort wurde mir nämlich in einer Geburtstagsliste mein Nick angezeigt) die Webmasterin um die Löschung des Accounts. Da diese Webmasterin und ich seit über 10 jahren gar keinen Kontakt mehr hatten bzw. davor auch sehr selten, habe ich in meiner E-Mail Formulierung direkt das “Sie” genommen sowie das “Sehr geehrte Damen und Herren”. Formell eben. Kein ,,Hallo XYZ” oder so.
Beendet habe ich die Mail mit einem “Mit freundlichen Grüßen”, meinen Vornamen habe ich abgekürzt (S.) und meinen Nachnamen angegeben.
Zurück kam eine Antwort. Und die ließ mich doch etwas stutzen.
Ich wurde nämlich direkt mit Vornamen angesprochen. Und gedutzt.
Und mir verschlug es glatt die Sprache.
Mein Account besteht im Forum leider immer noch, lediglich meine Daten wurden verändert bzw. rausgenommen. Im Rahmen des Datenschutzes eine eher lächerliche Lösung, wenn ich schon darum bitte, den Account löschen zu lassen. Aber ich hatte da auch keine Lust, mich aufzuregen und weitere Nerven daran zu verschwenden. Ich habe mich bedankt und es dann auch dabei belassen (auch wenn man es durchaus hätte anders handhaben können). Wenn ich ein Admin bin und jemand verlangt eine unverzügliche Löschung des Accounts, dann hat das auch seinen Grund und kein Wenn und Aber zur Debatte.
Naja…
Die zusammengefassten Punkte finde ich sehr gut und bringen es auf dem Punkt. : )
Ich freue mich jetzt schon sehr auf deinen nächsten Eintrag und finde die Kategorie Virtuelle Assistenz schon jetzt wahnsinnig interessant. <3
Alles Liebe und habe einen schönen Abend
Svenja
Vielen Dank, liebe Svenja! (Und außerdem ein riesengroßes Danke – du bist der erste Kommentar hier, wuhuu!)
Schön, dass du deine Erfahrungen hier teilst!
Den Namen/Nickname in der E-Mailadresse zu verwenden, finde ich auch persönlicher. Wobei ich auch sowas wie “hallo@” oder “sayhi@” ganz witzig finde. Hauptsache, die E-Mail ist eindeutig zuzuordnen.
Mit deinem Absatz über Weiterleitungen bestätigst du meine Meinung, danke! Es ist eine gute Sache, aber nur, wenn man es schafft, den Überblick zu behalten.
Deine Geschichte hat mich ehrlichgesagt zum Schmunzeln gebracht. Ich würde NIE auf die Idee kommen, in einem Forum jemanden zu Siezen und so förmlich zu schreiben. 🙂 Ich verstehe, dass du dir da einfach unsicher warst – außerdem war es ja schon Jahre her, dass ihr zuletzt Kontakt hattet.
Du schreibst, es verschlug dir die Sprache, weil sie dich duzte. Hattest du erwartet, dass sie dich auch siezt? Denn es klingt für mich so, als fandest du es unhöflich, dass sie so locker antwortete?
Das wundert mich, denn “du” ist im Internet die übliche Ansprache und mich würde es absolut nicht stören. Vielleicht magst du das nochmal aufklären.
Schade allerdings, dass dein Account immer noch nicht gelöscht wurde… (Ich will gar nicht wissen, in wie vielen Foren ich noch angemeldet bin, an die ich mich gar nicht mehr erinnere… ich war nie der Foren-Typ.)
Ein neuer Beitrag steht bereits in den Startlöchern. 🙂
Danke für dein Feedback!
Liebe Grüße,
Chrissi
Hallo liebe Chrissi,
um deine Frage zu beantworten:
Ich weiß, dass man im Internet es lockerer nimmt und man schnell beim “Du” ist. <3
Nur, ich finde es einfach höflich. Immerhin hatte ich jahrelang keinen Kontakt mehr zur benannten Plattform gehabt (war damals noch ein Teeni gewesen, als ich mich dort angemeldet habe) und wir waren quasi beide nun im Erwachsenenalter. Da wollte ich nicht direkt mit dem "Du" anfangen.
Ich hatte es damals beim E-Mail Schreiben und bei der Rückantwort nur nicht erwartet und war da einfach perplex. Weil; wenn ich in meiner E-Mail schon per "Sie" bin und formell, dann erwarte ich das eigentlich auch von dem, der die E-Mail an mich zurück sendet. Aber vielleicht habe ich das damals einfach zu hart aufgegriffen und mir – zu unrecht – Gedanken gemacht. Jedenfalls war ich bei meiner Rückantwort auch beim Du (Gedanken: ,,Warum weiter siezen, wenn sie direkt per "Du" kommt?").
Ich freue mich bereits sehr auf deinen nächsten Eintrag hier. <3
Liebe Grüße
Svenja
Danke für deine Aufklärung, jetzt finde ich deine Hintergründe viel nachvollziehbarer!
Verständlich, dass du dich dann gewundert hast, warum du trotz der “Sie”-Anrede geduzt wurdest. Da würde vermutlich jeder kurz schlucken.
Dass du dann selbst auf das Du umgestiegen bist, finde ich aber sinnvoll. Ich glaube, da hat sich auch die andere Person besser gefühlt.
Danke für deinen Kommentar und liebste Grüße!
Chrissi
Hallo Chrissi,
das mit den Schachtelmails ist ein guter Punkt – erwischt! Ich finde es eben auch höflich, dann noch einmal ein “Danke” nachzuschießen…. liegt wohl an der guten Kinderstube. Denn lieber ein “Danke” zu viel, als (was leider auch viel zu oft vor kommt) gar keine Mail mehr erhalten…
Das finde ich, gerade wenn ich ein Angebot an einen Kunden geschickt habe, SEHR unhöflich sich nicht mehr zu melden.
Na ja, im Internet gibt’s ja offensichtlich keine Benimmregeln mehr, muss ich mich wohl daran gewöhnen 🙂
lg
Michael
Hallo Michael,
denk dir nichts – ich muss mich da selbst auch so oft stoppen, um nicht noch ein “Danke” hinterherzuschicken – obwohl ich weiß, dass ich mich schon in den 3 Mails zuvor bedankt habe. Wie du sagst, das ist wohl die gute Kinderstube. Und lieber so, als gar nicht zu reagieren.
Sich auf ein Angebot nicht mehr zu melden, finde ich auch unheimlich unhöflich. Fragst du nach einer gewissen Zeit nochmal nach? Das habe ich mir angewöhnt und bekomme auf die Nachfrage auch fast immer eine Antwort.
Wie wahr… aber solange wir uns nicht alle davon anstecken lassen, habe ich noch ein bisschen Hoffnung. 😉
In diesem Sinne: Herzlichen Dank für deinen Kommentar!
Liebe Grüße,
Chrissi
Ich danke dir! 😀
Ebenso! 😀