3 Jahre selbstständig als virtuelle Assistentin: Wie sich mein Business seit meinem Start verändert hat

Logo Chrissi Wagner Technik Managerin

Mein Business wurde im Mai 2021 3 Jahre alt.

Ich habe gefeiert, indem ich mir mehrere neue Domains und einen Blumenstrauß gekauft habe. (Sicher bin ich nicht die Einzige, die Domains hordet, oder…? ODER?)

Zeit, endlich diesen Blogpost fertigzustellen. Er befindet sich schon seit meinen ersten Monaten als virtuelle Assistentin in der Mache. Ich habe immer wieder ergänzt und verglichen, ob die einzelnen Punkte immer noch zutreffen.

Wie habe ich angefangen; was hat sich seither geändert? Was ist immer noch so wie in meinen Anfängen als Einzelunternehmerin und wie gehe ich die Dinge heute an?

Manche dieser Dinge mache ich inzwischen anders oder weiß einiges mehr – oder weniger – zu schätzen als damals.

Weil ich diese Beobachtung ganz spannend finde, habe ich bei jedem Punkt vermerkt, wie meine Einstellung oder Situation nach einem halben Jahr in der Selbstständigkeit war und wie sie jetzt ist.

3 Jahre selbstständig als VA: ich kann es selbst kaum fassen: Mein VA-Business wurde 3 Jahre alt und ich habe seither so viel gelernt. Nimm dir hier meine Erkenntnisse aus 3 Jahren Selbstständigkeit mit!

Freie Zeiteinteilung ist das Beste!

Bereits nach wenigen Wochen war klar: Die freie Zeiteinteilung ist der für mich größte Vorteil der Selbstständigkeit!

Mal stehe ich früh auf und mache mittags Feierabend, um noch in die Berge zu fahren (wobei das zugegebenermaßen derzeit eher selten vorkommt) – oder arbeite abends länger. Wie es eben passt.

Ich kann zwischendurch was kochen oder einen Termin wahrnehmen, für den ich mir als Angestellte hätte freinehmen müssen.

Ich kann ganz auf meinen Biorhythmus hören und mich danach richten, wie es mir geht.

Purer Luxus!

Diese Freiheit, die mein jetziger Beruf mit sich bringt, ist einfach toll.

Wie waren meine Erfahrungen 2018 als Neu-Selbstständige und wie sind sie drei Jahre später?

½ Jahr selbstständig: Mal sitze ich schon um 7 Uhr morgens am PC, mal um 23 Uhr. Mir fehlt einerseits eine feste Arbeitsroutine, andererseits liebe ich es, einfach zu arbeiten, wann ich will.

Gleichzeitig zeigte sich gerade in den ersten Monaten meiner Selbstständigkeit: Andere Menschen denken plötzlich „Du bist ja eh zuhause, kannst du nicht…“

Seit meine Eltern beispielsweise in Rente sind, sind sie viel aktiver – und klingeln bei mir durch, ob ich nicht auch Zeit für eine Unternehmung hätte. (Falls nicht eindeutig, das war noch Pre-Corona, zu Beginn meiner Selbstständigkeit 2018.)

… Was bedeutet, dass ich sie regelmäßig daran erinnere, dass ich nicht zuhause rumsitze, sondern genauso arbeite wie zuvor im Büro.

Trotzdem bin ich in den letzten Jahren immer mal darauf eingegangen und an einem sonnigen Nachmittag mit ihnen an den Tegernsee gefahren oder an einem nebelgrauen Mittwoch spontan zum Frühstücken gekommen.

So oder so: Diese Flexibilität war einer meiner größten Antriebe, mich überhaupt selbstständig zu machen – und ist es immer noch.

Stand nach 3 Jahren Selbstständigkeit als VA: Meine Arbeitszeiten schwanken nicht mehr so stark wie zu Beginn. Es gib mehr eine grobe Routine. Gegen 10 Uhr startet mein Arbeitstag und gegen 19 Uhr endet er. Meistens.

Zwischendurch frühstücke ich mit meinem Freund und nachmittags nehme ich mir 30 – 45 Minuten für einen Spaziergang.

Digitales Nomadentum ist ein alter Hut

Für mich zumindest.

Denn – nach der zeitlichen Flexibilität war auch die räumliche Unabhängigkeit damals mein Antrieb für die Selbstständigkeit.

Überall leben und arbeiten zu können, wo man möchte, stellte ich mir als ultimatives Traumleben vor.

½ Jahr selbstständig: Ich sehe mich schon den Sommer über in Finnland im Grünen sitzen, den Laptop auf den Knien und mittags Feierabend machen. In Tokyo zwischen Sightseeing und Partynächten zwischendurch Aufträge bearbeiten.

Stand nach 3 Jahren Selbstständigkeit als VA: Ich mag meine Heimat. Ich liebe meinen kleinen Home-Office-Platz und meine PC, auf dem alles sauber eingerichtet ist.

Auch, wenn ich immer noch für einige Monate ins Ausland gehen will und mir durchaus vorstellen kann, den Sommer in Finnland zu verbringen und Arbeit und Spaß zu verknüpfen – heute sehe ich das realistischer. Ich weiß, dass es mich unheimlich ankotzen würde, wenn ich arbeiten „müsste“, während meine Freunde etwas unternehmen oder wenn ich stattdessen Sightseeing betreiben könnte.

Entspannung fällt mir schwer, wenn ich weiß, dass noch unbeantwortete E-Mails oder offene To do’s auf mich warten. Egal, ob zuhause oder am Strand von Pori in Finnland.

Außerdem habe ich keinen Laptop. 😀

Wenn du nicht arbeitest, verdienst du kein Geld

#CaptainObvious

Irgendwie logisch, aber dennoch wurde mir das erst so richtig bewusst, als ich nicht mehr nur nebenberuflich als VA gearbeitet habe, sondern Vollzeit. Ohne Gründungszuschuss oder finanziellem Polster.

Es geht auch so.

Gleichzeitig ist die wohl größte Angst, sich selbstständig zu machen (egal ob als VA oder in einem anderen Bereich), die Sorge, ob man genug verdient, um davon leben zu können.

Was nicht heißt, dass „selbst und ständig“ the way to go ist. Auch wenn andere dir das vermitteln mögen.

Mit funktionierenden Strukturen und Arbeitsprozessen schaffst du dir eher mehr Zeit.

½ Jahr selbstständig: Komisch, ich arbeite weniger als zuvor als Angestellte und verdiene trotzdem mehr Geld…  

Stand nach 3 Jahren Selbstständigkeit als VA: Ich arbeite hin und wieder auch am Wochenende, aber in der Regel ist es nicht mehr als in meinem 40-Stunden-Job. Eher weniger.

Wenn ich Urlaub mache, mache ich Urlaub und schaue nicht einmal in mein E-Mailpostfach. Wofür gibt es Abwesenheitsassistenten? 😊

Nichts bleibt in Stein gemeißelt

Als ich 2010 mit dem Gedanken an eine Selbstständigkeit als Webdesignerin ein Praktikum in einer renommierten Münchner Web-Agentur begann, bekam ich zum ersten Mal einen Einblick, wie es ist, wenn man sein Hobby zum Beruf macht.

Und wie mir dieses Praktikum mein Hobby versaut hat. Ich habe wahnsinnig viel gelernt, meine Fähigkeiten ausgebaut, neue Sichtweisen auf Design gewonnen – aber zugleich meine Lust daran verloren, am Wochenende zuhause noch an meinen eigenen Websites zu arbeiten, zu bloggen oder just for fun Grafiken zu erstellen. Es war einfach zu viel.

Es hat keine zwei Wochen gedauert, bis ich überzeugt war: Das war‘s mit der Selbstständigkeit. Webdesign bleibt mein Hobby. 

Mittlerweile sehe ich das völlig anders. In meiner Anfangszeit als selbstständige VA und Webdesignerin bin ich an manchen Tagen aufgewacht und konnte nicht fassen, dass ich das wirklich tue und immer noch Spaß daran habe.

Dein Business wird sich in stetigem Wandel befinden, egal, ob du virtuelle*r Assistent*in bist oder in einem anderen Bereich selbstständig.

Ich tue heute kaum mehr die Dinge, die ich zu Beginn meiner Selbstständigkeit angeboten habe.

Du hast es in der Hand, in welche Richtung sich dein Business verändert.

½ Jahr selbstständig: Die zeitliche Flexibilität hat auch mein größtes Hindernis erschaffen: Organisation und Zeitmanagement. Es fällt mir schwer, nach Prioritäten zu sortieren. Ich merke, dass es zwar wichtig ist, sich um seine Kund*innen zu kümmern, aber dadurch bleiben meine eigenen Projekte liegen.

Zugleich stelle ich fest, wie viel ich plötzlich in 1, 2 Stunden schaffe! Während man als Angestellte ja doch gerne mal ungeliebte Aufgaben verschiebt oder abgibt, muss ich sie jetzt natürlich selber machen. Macht aber nichts, denn bisher habe ich alles gebacken gekriegt. Das ist ein tolles Gefühl!

Stand nach 3 Jahren Selbstständigkeit als VA: Es hat sich nicht viel geändert. Ich bin eine kreative Chaotin und arbeite ohne viele Einschränkungen immer noch am besten.

Dennoch habe ich besonders in den letzten Monaten festgestellt, wie sehr feste Prozesse und Abläufe mir das Leben erleichtern. Aufgaben, die nur unregelmäßig wiederkehren halte ich jetzt schriftlich oder in Videoform fest, um beim nächsten Mal nicht wieder ratlos vorm Bildschirm zu sitzen: „Wie ging das nochmal?!“

Für Grafiken arbeite ich mit Templates und auch an meinem Blog-Workflow arbeite ich, damit alles noch smoother läuft.

Ich lerne, Dinge so verständlich wie möglich zu erklären (und das fällt mir nicht leicht, denn ich liebe ausschweifende Schachtelsätze), damit auch z. B. meine VA weiß, was ich von ihr brauche.

Anders wäre es trotz weniger Kund*innen einfach nicht möglich, meine Arbeit gut zu machen.

Weniger ist mehr

(Gähn!) 

Mehr Aufträge; mehr Kunden = mehr Geld.

So wird es einem normalerweise vermittelt. In all meinen bisherigen Arbeitsstellen galt: Je mehr Aufträge man an Land zog, desto lauter klingelte die Kasse.

Nur kommst du als Einzelunternehmer*in schnell an deine Grenzen. Zeitlich, körperlich – und finanziell. Du kannst nur so viele Stunden am Tag arbeiten und ein klassischer 8-Stunden-Arbeitstag bedeutet auch nicht, dass du 8 Arbeitsstunden weiterverrechnen kannst.

Es geht Zeit für Marketing drauf, für Support, für Kommunikation, Social Media, usw.

Dazu bald in einem anderen Blogartikel mehr.

Weniger Kunden zu betreuen, bedeutet aber auch, mehr Zeit für sie zu haben und eine bessere Betreuung bieten zu können.

½ Jahr selbstständig: Im Moment habe ich 5 Kundinnen. Da geht noch eiiiiniges. Wenn es noch 5 – 10 weitere sind, sollte ich gut ausgelastet sein und auch das Geld das sehr gut zum Leben reichen.

Stand nach 3 Jahren Selbstständigkeit als VA: Im Sommer 2020 hatte ich meinen Höchststand erreicht: 13 Kundinnen.

Und ganz ehrlich? Nicht nur bin ich nicht mehr mit der Arbeit hinterhergekommen, sondern schaffe es nicht mehr, meine Kundinnen so zu betreuen, wie ich wollte. Ich vergaß Dinge, übersah immer wieder To do’s, brauchte lange, um auf E-Mails zu antworten, machte doofe Fehler.

Zuerst war ich enttäuscht von mir. Dann – habe ich entschieden, dass es so nicht weitergehen kann. Weder für mich, noch für meine Auftraggeberinnen.

Von Juli – Dezember ließ ich die Zusammenarbeit mit fast 2/3 meiner Kundinnen auslaufen, um mich auf meine Lieblingskundinnen zu fokussieren.

Die beste Entscheidung!

„Man merkt, dass das für dich nicht nur irgendein Job ist“, schrieb mir eine Kundin vor einer Weile.

Wo ich zu Beginn noch Zweifel hatte, ob ich Kundenaufträge und meine eigenen Projekte unter einen Hut bekomme, hat sich mittlerweile eine gewisse Ordnung gefunden.

Weitere Erkenntnisse aus 3 Jahren virtuelle Assistenz

Diese Punkte möchte ich ebenfalls noch kurz ansprechen, ohne sie weiter auszuführen, weil sie doch sehr klischeehaft sind. Und doch wahr.

  • Neue Chancen ergeben sich immer dann, wenn du es nicht erwartest.
  • Die Spülmaschine kann warten. 😁
  • In 3 Stunden schaffst du, wofür du sonst einen ganzen Arbeitstag gebraucht hast.
  • Wertschätzung ist einer der größten Motivatoren.
  • Neues zu lernen kann so viel Spaß machen, wenn man es aus den richtigen Gründen tut.

Lass mich gern wissen, wenn ich einen dieser Punkte noch weiter ausführen soll.

Als VA zu arbeiten, bzw. überhaupt selbstständig zu sein, hat mir nicht nur viele neue Erkenntnisse gegeben, sondern auch mein Selbstbewusstsein gesteigert.

Allein das war – und ist – es wert!

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  • wenn du bereits selbstständig bist: Welche dieser Learnings konntest du auch für dich feststellen?
  • wenn du noch nicht selbstständig bist: Was davon hättest du so nicht erwartet?
Chrissi Wagner - Technik- und Launch-Managerin und Kunden-Support aus Otterfing, Deutschland
Chrissi Wagner hat nach einigen Jahren als virtuelle Assistentin mit zu vielen Angeboten „ihr Ding“ gefunden: Online Business Technik! Als Technik-Joker 🃏 nimmt sie ihren Kund*innen technische Setups, Automatisierungen und Website-Pflege ab – und gibt eine hervorragende Kundenservice-Fee ab.
Privat findet man sie in den Bergen Oberbayerns beim Wandern ⛰ oder Anime schauend –  zuhause oder in Tokyo, Japan 🍙!

So kannst du mit mir arbeiten

👩🏻‍🔧 Done for you: ActiveCampaign-Unterstützung, WordPress- und Elementor-Support, Webinar-Setups

👩🏻‍🎓 Done with you: Customer Care, Technik-Ausbildung für Virtuelle Assistent*innen (coming soon)

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