Letztes Jahr habe ich mir eine virtuelle Assistentin geholt.

Obwohl ich selbst eine bin.

Shocked Pikachu. 😲

Der Grund war simpel: Anstatt die Sommermonate in Finnland zu verbringen, saß ich zuhause fest (so wie wir alle) und stecke meine Zeit in die Arbeit. 12-Stunden-Tage waren keine Seltenheit und unausweichlich, denn ich hatte so viele Kund*innenaufträge, dass ich keine Zeit für meine eigenen Projekte fand.

Also dachte ich: Warum nicht selbst mein Social-Media-Management abgeben und eine virtuelle Assistentin dafür suchen?

Gesagt, getan. Ich recherchierte ein paar Tage nach VAs, führte Kennenlerngespräche und entschied mich.

…

Drei Monate später resignierte ich und beendete meine Zusammenarbeit mit der VA wieder.

An ihr lag es nicht – sie war eine tolle Grafikerin, ein Organisationstalent, das mir auch mal in den Hintern treten konnte. Ich hatte die perfekte Wahl getroffen.

Aber: Statt mir durch die Auslagerung meines Instagram-Contents mehr Zeit und neue Sichtbarkeit zu verschaffen, stresste mich das alles nur noch zusätzlich.

Damit meine VA Grafiken erstellen und Beiträge einplanen konnte, musste ich mir Themen überlegen und Texte schreiben. Denn das wollte ich unbedingt selbst tun. Allerdings hatte ich dafür keine Zeit und so schaffte ich es nur selten, zeitig zu liefern.

Ich arbeitete noch länger und bekam den Gedanken „Du musst noch Social Media Texte schreiben und deiner VA liefern!“ nicht mehr los. Mit dem Stress kamen Zweifel.

Enttäuscht von mir selbst, meinem miesen Zeitmanagement und meiner angeblichen Unfähigkeit, Aufgaben ordentlich abgeben zu können, gab ich auf.

„Ich bin halt doch keine Unternehmerin, die sich Hilfe suchen kann, sondern eine VA die andere Unternehmer*innen unterstützt.“

Seither hat sich an meiner Einstellung viel geändert.

Wenn du gerade an dem Punkt stehst, dass du Arbeit auslagern möchtest oder musst, aber zweifelst, ob das überhaupt „richtig“ ist und wie du die Suche nach eine*r VA überhaupt angehen sollest, ist dieser Beitrag für dich.

Als VA bist du Unternehmer*in

First things first: Ja, du darfst dir auch als VA eine*n VA holen!

Oder besser: Du bist auch als VA Unternehmer*in und darfst dir eine*n VA holen!

Nur weil es sonst dein Job ist, andere in ihrem Business zu unterstützen, heißt das nicht, dass du nicht weniger ein Business führst als sie.

Du verdienst genauso mehr Zeit, mehr Freiheit, mehr professionellen Support wie die Menschen, die du als virtuelle*r Assistent*in unterstützt.

Nur weil du ein*e Dienstleister*in bist; einen Service bietest, kannst du nicht ebenfalls Dienstleistungen annehmen.

Ich möchte über kurz oder lang wieder eine virtuelle Assistenz suchen. Erfolgreiche Unternehmerinnen wie Lilli Koisser und Marike Frick haben mir gezeigt, wie wichtig Unterstützung ist und dass eine – oder mehrere Personen – deine eigenen Projekte wirklich vorantreiben – oder sogar erst anstoßen – können.

Du bist VA. Und Unternehmer*in.

Diese Fragen solltest du dir stellen, bevor du eine*n virtuelle*n Assistent*in suchst

Doch wie jetzt bei der Suche nach Unterstützung vorgehen?

Weil ich nicht möchte, dass du dieselben Fehler machst wie ich, habe mir einen Leitfaden überlegt, worauf du achten solltest, wenn du dir eine*n VA suchen willst.

Er ist aus Gesprächen mit meinen Kundinnen und meinen eigenen Wünschen und Erfahrungen entstanden und soll dir von Anfang an Klarheit und Sicherheit geben, damit du nicht in die Stressfalle läufst, in die ich geraten bin.

1.       Was ist mein Ziel als VA UND Unternehmer*in?

Warum ich so eine abstrakte Frage gleich zu Beginn stelle? Weil der Wunsch nach Unterstützung im Business nicht einfach nur ein praktischer ist, sondern langfristig dazu beitragen soll, dass

• du mehr Spaß an der Arbeit hast,
• neue (Frei-)Zeit gewinnst,
• Platz für Kreativität schaffst
• und so deine eigenen Ziele erreichst.

Dafür musst du wissen, wo es hingehen soll.

Natürlich kannst du jetzt sofort nach einer VA googlen und vielleicht weißt du grob, dass du, z B. wie ich damals, die Betreuung deiner Social Media Kanäle abgeben möchtest.

Was aber ist das große Ziel dahinter?

WARUM möchtest du denn überhaupt Social Media nutzen? Für mehr Bekanntheit? Sichtbarkeit? Um dich zu vernetzen? Um deine Angebote zu zeigen?

(PS: „Weil ich es doch muss!“ ist kein Grund. Du musst gar nichts.)

Und WARUM möchtest du ausgerechnet diese Sache auslagern?

Natürlich kann es sein, dass du einfach mal austesten willst, wie die Zusammenarbeit mit eine*r VA und dir in der Position als Auftraggeber*in so funktioniert.

Doch auch da steckt ein Grund dahinter. Der Wunsch, selbst irgendwann ein Team aufzubauen und zu führen. Überforderung und Stress und „mehr Zeit für mich“ als großes Ziel. Etc.

Mein Ziel, um wieder bei Social Media aktiv sein war: Sichtbarkeit und Communityaufbau.

Mache dir also klar, was dein Warum für die Suche nach eine*r VA ist.

Danach geht’s an die konkrete Aufgabenverteilung.

2.      Was kann und möchte ich an eine*n VA abgeben?

Meist entsteht der Wunsch, eine VA zu engagieren, daraus, dass du überfordert und gestresst bist.

Ich bin beispielsweise bei einer Kundin als VA ins Boot geholt worden, um eine andere VA zu entlasten. Und nachdem meine Verantwortung gestiegen ist, wurde eine dritte VA gefunden, damit die Arbeit untereinander besser aufgeteilt werden kann.

Damit das reibungslos laufen kann, ist Vorarbeit nötig.

Verschaffe dir deshalb unbedingt einen Überblick über deine Arbeit:

• Was machst du überhaupt alles in deinem Business?
• Bei welchen Aufgaben hängst du immer wieder fest und schiebst sie auf?
• Gibt es Tätigkeiten, auf die du – wenn du ganz ehrlich bist – sowieso keine Lust hast?

Als Einzelunternehmer*innen sind wir ja nicht nur CEO, sondern Marketing-Mitarbeiter*in, Sales-Manager*in, Grafiker*in, Organisationsbeauftragte*r, Buchhalter*in und Ideenschmiede zugleich.

Und auch, wenn du es gern würdest (ich definitiv) – du kannst nicht ständig alles machen.

Das ist auf Dauer weder gut für dich und deine (mentale) Gesundheit, sondern auch nicht für dein Business.

Sammle daher alle Tätigkeiten, die du täglich, wöchentlich, monatlich oder seltener in deinem Business ausführst. Dieser Step kann über einen längeren Zeitraum erfolgen – an viele Sachen denkt man erst, wenn man sie macht.

Steht deine Liste? Dann kategorisiere sie. Du kannst nach folgenden Kriterien vorgehen:

1. Deine Lieblingstätigkeiten (= alles, was du gern machst)
2. Aufgaben, für die dir die Zeit fehlt und / oder die du nicht gut kannst

3. Die Dinge, die du selbst erledigen musst (z. B. Rechnungen schreiben, Blogposts texten, Instagram Stories aufnehmen, …)

4. Alle Tätigkeiten, die du nicht gerne machst (bei mir: Social Media Management, oder der Klassiker, Buchhaltung)

Alles, was du bei Punkt 2 und 4 angegeben hast, kannst du theoretisch abgeben.

Es schadet nicht, nochmal genau hinzusehen. Bei welchen Aufgaben fühlt sich der Gedanke daran, sie „loszuwerden“, gut an? Wo bekommst du Magenziehen?

Mir fehlte die Zeit, Social-Media-Texte zu schreiben, aber es stand außer Frage, das abzugeben, weil ich es authentischer finde, meine Texte selbst zu verfassen.

Content-Planung allerdings gehört nicht zu meinen Stärken und Grafik-Erstellung kostet mir wahnsinnig viel Zeit – zumindest wenn es um eigene Grafiken geht. Hallo Perfektionismus!

Das ließ sich wunderbar auslagern.

3.      Welcher Zeitaufwand kommt auf mich zu?

Du weißt nun, welche deiner Aufgaben du abgeben kannst.

Schau jetzt, wie viel Zeitaufwand das bedeutet.

Möchtest du Tätigkeiten abgeben, die du regelmäßig machst, kennst du den üblichen Aufwand bereits.

Wenn du unsicher bist, tracke deine Zeit – so, wie du es als VA für deine Kund*innen ja auch machst.

Grafik kostet mich viel Zeit, aber jemand anderem geht es in einem Bruchteil der Zeit von der Hand.

Wenn du dich jedes Jahr neu einlesen musst, um deine Steuererklärung zu machen, sparst du Zeit du Nerven, indem du sie abgibst.

Wie lange soll die Zusammenarbeit gehen? Brauchst du z. B. nur für ein Projekt Unterstützung oder soll es eine langfristige Zusammenarbeit werden?

Ja, Aufgaben(bereiche) und Ziele können sich verändern oder erweitern.

Je genauer du zu Beginn weißt, wofür und wie lange du eine*n VA brauchst, umso passender werden die Bewerbungen sein.

Versuch, zumindest grob abzuschätzen, wie viel Zeit pro Tag, Woche oder Monat du Unterstützung brauchst.

Wenn du selbst VA bist, kennst du es bestimmt aus deiner eigenen Arbeit: Du bist froh, wenn du eine uuungefähre Zeitabschätzung von deine*r Kund*in bekommst und so besser planen kannst.

Ich habe bei einer meinen ersten Kundinnen ursprünglich als Texterin angefangen, was etwa 5 Stunden Aufwand pro Monat bedurfte. Später hatten wir eher 15 – 20 Stunden, weil ich in weitere Bereiche ihres Business‘ involviert war.

Außerdem kannst du so schonmal feststellen, ob dein*e Wunsch-VA in deinem Budget liegt.

Fang zur Sicherheit lieber erstmal mit einem geringen Stundenkontingent an und erhöhe bei Bedarf.

4.      Wie soll mein*e virtuelle*r Assistent*in sein?

Ein unterschätzter Punkt. Du brauchst jemanden, auf den du dich verlassen kannst, klar. Ihr wollt ja – im besten Fall – langfristig zusammenarbeiten. Nicht zu unterschätzen ist dabei aber der menschliche Aspekt.

• Welche Eigenschaften soll dein*e Wunsch-VA mitbringen? Soll sie schnell arbeiten? Gewissenhaft? Ist dir eine humorvolle Person wichtig? Oder jemand mit ausgereiftem Zahlenverständnis?
• Ist dir eigenständiges Arbeiten wichtig oder enge Zusammenarbeit im Team?
• Soll sie oder er ein bestimmtes Alter oder Geschlecht haben?
• Welche Vorbildung(en) benötigt sie / er? Muss dein*e Wunsch-VA gewisse Tools beherrschen, um dir helfen zu können? Wenn ja, welche? 
• Welche Werte soll die / der VA vertreten?

Ihr müsst keine besten Freunde werden. Aber wie unter Büro-Kolleg*innen, solltet ihr euch verstehen und auf Augenhöhe miteinander arbeiten und voneinander profitieren können. 

Nur dann kann es langfristig funktionieren. Ich erzähle dir da bestimmt nichts Neues. 😉

5.      Wie will ich mit meine*m virtuellen Assistent*in zusammenarbeiten?

Per E-Mail? Telefon? Zoom, Skype oder Slack? Per Projektmanagement-Tool (z.B. Asana, monday, Meistertask oder Trello)?

Jede*r hat ja so seinen eigenen Workflow.

Vielleicht arbeitest und kommunizierst du für deine Kund*innen mit ganz anderen Tools als du persönlich nutzt.

Mir kommt beispielsweise kein Canva ins Haus (… gut, ich arbeite daran, das zu ändern). Photoshop or riot.

80 % aller Kunden-Grafiken mache ich aber in Canva.

Slack liebe ich für die Kommunikation im Team. Privat kann ich Chat-Tools aber nicht ab.

Soll heißen: Du machst die Regeln.

Sei offen für die Vorschläge deiner virtuellen Assistentin oder deines virtuellen Assistenten – oft ergibt sich so eine noch effizientere oder intuitivere Zusammenarbeit. Ich bin sicher, das ist dir auch selbst aus VA wichtig.

Aber wenn du z. B. deine Meetings per Videocall abhalten möchtest, wäre es wenig sinnvoll, mit deine*m eigenen VA nur per Telefon zu sprechen.
Du sollst dich wohlfühlen und nicht in mehr Stress verfallen, weil du nicht mit eurem gemeinsam genutzten Projekt-Management-Tool warm wirst.

Je klarer du diese Dinge definierst und bei deiner Suche im Kopf behältst, desto eher findet sich die oder der richtige VA.

Ich versuche es jedenfalls wieder und halte Ausschau nach einer neuen virtuellen Assistentin. Diesmal bin ich vorbereitet. 😊

Bist du virtuelle Assistenz und überlegst, dir selbst Unterstützung durch eine*n VA zu suchen? Was hält dich davon ab?