Na, schon Sommerurlaub geplant? Machst du Pause und/oder fährst du weg? 

… Oder fragst du dich gerade eher, wie zur Hölle du dir bitte freinehmen sollst als Virtuelle Assistentin? 🙄

Die meisten meiner Kundinnen gehen den Sommer über drei bis sechs Wochen in den Urlaub. Sie machen eine Content-Pause – oder nehmen sich eine komplette Auszeit.

Verdient.

Sie können das, weil sie Virtuelle AssistentInnen und Online Business ManagerInnen wie mich an ihrer Seite haben, die ihnen den Rücken freihalten, und die während ihrer Pause weiterhin das Business weiterhin am Laufen halten oder vorher mit dafür gesorgt haben, dass die Urlaubszeit gut vorbereitet ist. Ansonsten wär’s wohl eher so: “Du bist selbstständig? Kein Urlaub für dich, Pech gehabt.” 😨

Isso.

Wenn es dir so geht wie mir in den ersten Jahren meiner eigenen Selbstständigkeit, wirst du als Virtuelle Assistentin Urlaub eher als Luxus sehen. Du sorgst zwar dafür, dass deine KundInnen stressfrei in ihre Pause starten können – aber steckst dafür selbst zurück. Als VA Urlaub machen?! Da zwickt das schlechte Gewissen sofort.

Als ich noch angestellt war, war die Frage nach Urlaub – der allen Angestellten gesetzlich zusteht!! – mit enormem mentalen Stress; ja, sogar Angst, verbunden. 

Da gab es den Chef, der selbst nie Urlaub nahm, weil ihm ja „das Wohl des Unternehmens am Herzen liege“, und uns Angestellte jedes Mal fragte: „Haben Sie sich das verdient?“ 🚩

ES STEHT MIR ZU, SIE ARSCH.

… Erwiderte ich leider nie…

Es gab die Vorgesetzte, die meine geplanten freien Tage aus dem Kalender strich, wenn sie zu dieser Zeit Urlaub nehmen wollte. Ich erinnere mich noch zu gut an ihre Antwort, als ich ihr antwortete, dass ich schon Tickets gekauft und ein Hotel gebucht hatte: „Wofür gibt es Reiserücktrittsversicherungen? Die hast du ja hoffentlich abgeschlossen, sonst ist dein Geld futsch.“ YOU DON‘T SAY. 🚩

Oder den Chef, der pauschal jeden Urlaub, der über 2 (Arbeits)Wochen hinaus ging, ablehnte und es mit falscher Schmeichelei begründete: „Du bist halt einfach zu gut. Wer soll deine Arbeit machen? Du hast ja keine Vertretung.“ 🚩

(Dass dies ein Problem der Firma ist, die keine Vertretungen schafft, ist uns hoffentlich allen klar.)

Red flags überall. 🚩🚩🚩

Es ist einfach Mist, solchen mentalen Druck auf die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuüben, für etwas, das im Arbeitsvertrag festgelegt ist.

Heißt das nun auch als Technik-VA oder VA generell: Selbstständig = kein Urlaub?

Nope.

Seit ich selbstständig bin, handhabe ich das Thema Urlaub ganz anders.

Wenn du selbst VA bist und dich schwer tust, dir deine Auszeiten zu nehmen, repeat after me:

Ich bin keine Angestellte (mehr). Ich entscheide, wann und wie lange ich Urlaub nehme und ob und wie ich erreichbar bin.

Damit du wirklich gut vorbereitet bist und deinen Sommerurlaub, die Winterpause oder einfach eine Auszeit sorgenfrei antreten kannst, teile ich hier meine besten Tipps zur Urlaubsvorbereitung als VA mit dir.

Manche sind für dich “common sense”, an andere hast du vielleicht noch gar nicht gedacht. Ich habe sie über die Jahre gelernt, vertieft und etabliert und mittlerweile mache ich keine Kompromisse mehr, was meinen eigenen Urlaub betrifft. Denn es ist so: Auch, wenn du als VA – als Person im Hintergrund – dafür sorgst, dass das Business deiner KundInnen reibungslos (weiter)läuft: Nur, wenn du auch selbst genügend Pausen und Auszeiten hast, kannst du langfristig gute Arbeit leisten. 💚

Also, lass uns einsteigen!

Sorgenfreie Urlaubsvorbereitung für Virtuelle AssistentInnen: 3 Strategien für die Kundenzusammenarbeit 

1. Gib deinen KundInnen rechtzeitig Bescheid

Je früher du Bescheid gibst, desto besser. So kann auch deine Kundin planen und (falls nötig) Termine wie Launch-Daten schieben oder sich um Ersatz kümmern.

Ein Richtwert, mit dem ich gut fahre: Für längere Auszeiten (2 Wochen oder mehr) mindestens ein Monat Vorlauf. Für Einzeltage eine Woche vorher Bescheid geben.

Als Selbstständige brauchst du nicht um Erlaubnis zu fragen.

Deine Kundinnen und Kunden rechtzeitig zu informieren ist hingegen ein Zeichen von Fairness und guter Zusammenarbeit. Ein “Hey, zur Info für dich: Ich habe von DATUM bis DATUM Urlaub geplant und werde nicht erreichbar sein.” reicht vollkommen aus. 

Dazu gehört auch:

2. Sorge für klare Prozesse und hinterlasse Anleitungen

Bist du länger weg und das Business deiner Kundin läuft regulär weiter, müsst ihr möglicherweise besprechen, ob und wie deine üblichen Aufgaben weiterlaufen sollen (oder müssen).  

Vielleicht muss ein Team-Mitglied in deinen Aufgabenbereich eingelernt werden oder die Kundin übernimmt deine To do’s während deines Urlaubs selbst. 

JedeR ist dankbar um ein wenig Anleitung. Bereite also vor, was du kannst oder hinterlasse ein Dokument mit deinen Arbeitsprozessen, wichtigen Links oder Screenvideos, in denen du zeigst, wie du gewisse Aufgaben ausführst.

3. Schaffe zusätzlichen Umsatz und / oder kündige eine Preiserhöhung an

2023 habe ich mein VA-Business umgestellt und mich zur Technik-Managerin umpositioniert. Im selben Jahr habe ich zum ersten Mal mehrere Wochen in Japan verbracht. Da ich in dieser Zeit möglichst wenig arbeiten wollte, habe ich im Vorfeld meine Kundinnen informiert.

Gleichzeitig wollte ich einen großen Umsatzausfall möglichst gut entgegensteuern und habe 

1. die Preise für meine Dienstleistungen um 25 % erhöht und auf der Website aktualisiert,
2. meine Bestandskundinnen informiert, dass gewisse Dienstleistungen im Laufe des Jahres teurer – oder ganz rausfallen – werden. So im Sinne von “Wenn du Dienstleistung XY noch in Anspruch nehmen möchtest, buche jetzt, bevor der Preis sich in 1 – 2 Monaten erhöht.”
3. Dasselbe habe ich bei einigen “schlafenden Kundinnen” getan, die mich mal angefragt, aber ihre Dienstleistung noch nicht eingefordert hatten. 

Dadurch fiel eine Kundin ganz weg (das war gut und absehbar, weil ich keine Grafik-Dienstleistungen mehr anbieten wollte und – you guessed it – hauptsächlich Grafik für sie gemacht habe), aber 4 Leute haben neu gebucht und mir gut 2.500 Euro Umsatz eingebracht – den ich sonst nicht gehabt hätte.

Das hier bietet sich hauptsächlich an, wenn du eine längere Auszeit planst. (Ich finde es jedenfalls sinniger und ethischer 💚)

Aber auch vor deinem Sommerurlaub kannst du bei Anfragenden, BestandskundInnen oder der E-Mailliste anklopfen. Mehr als “nein” sagen können sie nicht – und du hast nichts verloren! 🤝🏻

Oh, und: Selbst, wenn du das nicht machen möchtest oder kannst: Geh mal deine Preise durch und erhöhe sie um mindestens 20 %. Am besten noch vor dem Urlaub! 🔥 So viele VA, auch im Technik-Bereich (der sowieso noch sehr unterrepräsentiert ist), haben zu niedrige Preise, also trau dich! 💸😊

So bereitest du dein VA-Business auf Urlaub oder eine Pause vor

Natürlich wollen nicht nur deine KundInnen versorgt werden, sondern auch dein eigenes VA-Business möchte in den Urlaubsmodus gehen. Hier sind 4 praktische Tipps dazu:

1. Autoresponder im E-Mail-Postfach einrichten

Ich höre immer wieder, dass das bei Selbstständigen gar nicht so gängig ist? Vielleicht spielt da noch meine Büro-Ausbildung mit rein; ohne “Abwesenheitsnotiz” aka Autoresponder ist zu meiner Angestellten-Zeit niemand in den Urlaub gegangen.

Ein Autoresponder ist eine automatische Nachricht, die jeder erhält, der dir in einem von dir festgelegten Zeitraum – deiner Urlaubszeit in dem Fall – eine Mail schreibt. Dadurch lässt du dein Gegenüber wissen, dass du nicht erreichbar bist und informierst im besten Fall, ab wann du dich zurückmeldest.

Soweit ich weiß, hat jeder E-Mail-Anbieter diese Option.  

Bei all-inkl Webmail findest du sie unter “Einstellungen” → “E-Mail” → “Autoresponder”.

Bei Gmail findest du sie bei „Einstellungen“ → „Alle Einstellungen aufrufen“. Scrolle dann im Tab „Allgemein“ ganz nach unten zu „Abwesenheitsnotiz“.

Also, schau gleich mal in deinem E-Mail-Postfach nach dem Autoresponder und aktiviere ihn für deinen anstehenden Urlaub.

Textvorlage für einen Autoresponder für Virtuelle Assistenten

Diese Text-Vorlage kannst du übernehmen und für dich anpassen:

[Deine übliche Anrede],

vielen Dank für deine Nachricht!

Ich bin gerade im Urlaub. E-Mails werden während dieser Zeit nicht beantwortet.

Ab [DATUM] bin ich wieder erreichbar und melde mich schnellstmöglich auf deine Nachricht zurück.

Bis dahin kannst du dir gerne meine Angebote anschauen oder auf meinem Blog stöbern. ##ENTSPRECHENDES VERLINKEN##

Liebe Grüße,

[DEIN NAME]

2. Öffnungszeiten auf Website / Social Media angeben

Finde Öffnungszeiten/Erreichbarkeiten, die für dich funktionieren und hinterlege sie auf der Kontakt-Seite deiner Website und/oder im Footer.

Wenn du Social Media nutzt, kannst du deine geänderten Öffnungszeiten während dem Urlaub auch dort hinterlegen, z.B. im Profil oder in einem angepinnten Posting.

Im “normalen” Büroalltag ist das ein No-brainer, aber unter Selbstständigen meiner Meinung nach total unterschätzt. Vor allem VA “trauen” sich oft nicht, Geschäftszeiten zu kommunizieren, um keine potenziellen AuftraggeberInnen zu verschrecken. Wir möchten halt doch immer erreichbar sein 😝

Indem du deine geänderten Geschäftszeiten offen kommunizierst, schaffst du einen Win-Win für beide Seiten – dich und deine Kundinnen und Kunden.

Du musst dich “in echt” gar nicht daran halten; strahlst nach außen aber Professionalität aus und steuerst die Erwartungshaltung deines Gegenüber. 

Wenn ich sehe, dass du zur Zeit im Urlaub bist, kann ich als Interessentin frei entscheiden, ob ich dich trotzdem anschreibe und mit einer Wartezeit rechnen muss – oder ob ich bis nach deiner Rückkehr warte. 

Wenn du also schon geplanten Urlaub im Kalender stehen hast, füg den Termin doch schon mal auf deiner Kontakt-Seite ein. 😊

3. Im Urlaub: Lass das Business zuhause

Eine Kundin von mir meinte einmal: “Es gibt keine Notfälle im Online Business.”

Ich stimme – nach sechs Jahren Selbstständigkeit – zu. Wir retten keine Leben.

Die meisten Notfälle können warten.

Wirklich.

Ich hatte schon Webdesign-Kunden, die ihre Website “zerschossen” und Freitagnachts panische E-Mails geschrieben haben, während ich auf dem Wacken Open Air war. Auf eine kurze Antwort “Hey, ich bin gerade auf einem Festival und kann mich erst in 3 Tagen darum kümmern”, kam – nix mehr.

Und das ist okay!

Deine KundInnen haben genug auf der Platte (oder sind selbst im Sommerurlaub) und haben keine Zeit zu antworten. Vielmehr werden sie sich darauf verlassen, dass du als ihre VA oder Technik-Managerin nach deiner Rückkehr alles regelt. 

Ergo: Es ist alles nicht so schlimm und dringend, meist schon gar nicht. 😎

Deshalb ist es so wichtig, dass du von Anfang an klar definierst, wo deine Grenzen in Sachen Arbeitszeiten und Verfügbarkeit liegen – siehe Öffnungszeiten (dazu schreibe ich bald in einem eigenen Blogbeitrag noch mehr). 

Gerade, wenn du neu mit jemandem zusammenarbeitest und ihr euch und eure Arbeitsgewohnheiten noch nicht so gut kennt, ist klare Kommunikation wichtig.

🌴 Hier ist deine offizielle Erlaubnis, deinen KundInnen sagen zu dürfen, dass du im Urlaub nicht arbeitest und nicht erreichbar bist. 🌴

Ich sage mittlerweile im Kennenlerngespräch mit dazu, dass ich am Wochenende nicht arbeite und im Urlaub den Laptop zuhause lasse.

Ja, das hat mir schon den ein oder anderen verwunderten Blick zukommen lassen. Ist völlig fein, denn entweder, das Gegenüber akzeptiert es (oder feiert meine Direktheit sogar, was meistens vorkommt!) – oder hat damit ein Problem und dann sind wir schlicht kein Fit. 

Hier ein paar konkrete Ideen, wie du dein Business während deines (Sommer-)urlaubs zuhause lassen kannst:

• Laptop zuhause lassen
• falls du ein Firmenhandy hast – auch das bleibt daheim
• Mail-App vom Handy löschen (dafür haben wir die Abwesenheitsnotiz!)
• Social Media Apps vom Handy löschen oder dich zumindest ausloggen
• wenn du keine Content-Pause machen möchtest, plane Blogposts, Newsletter oder Social Media Posts im Vorfeld zur automatischen Veröffentlichung ein (das kann natürlich vorher für zusätzlichen Stress sorgen, deshalb sei realistisch mit dir und dem, was du an Arbeitspensum vor dem Urlaub schaffen kannst.)

4. Puffer-Tage zum Ankommen einplanen

Sonntagabend aus dem Urlaub kommen und Montagfrüh schon wieder voll einsteigen? Mach ich nicht mehr.

Gönne dir einen bis drei Tage, um wieder “anzukommen”. Nicht nur nach einer Reise, sondern auch im Business.

Wenn du deinen Urlaub sowieso an deine KundInnen kommunizierst und auf deiner Website oder bei Social Media vermerkst, plan doch gleich ein paar Puffer-Tage ein. 

So kannst du entspannt starten und z. B. 

• dich und deine anstehenden Aufgaben sortieren, 
• deinen Schreibtisch aufräumen, 
• Mails abarbeiten,
• To-Do-Listen schreiben,
• Pläne und Ziele formulieren,
• oder ggfs. Liegengebliebenes aufarbeiten.

Dadurch gehst du mit einem viel besseren Gefühl in den Arbeitsalltag über.

Eine Sache möchte ich noch loswerden

Vielleicht liest sich das alles einleuchtend, aber du hast Hemmungen, wirklich Urlaub von deiner Arbeit als Virtuellen Assistentin zu machen.

Vielleicht hast du Angst, dass während deiner Abwesenheit etwas schief geht. Und du nicht da bist, um es zu beheben.

Vielleicht sorgst du dich, dass der Kunde merkt, er braucht dich gar nicht.

Oder vielleicht schwingen Gedanken wie “Was ist, wenn ihnen mein Urlaub nicht passt?” mit.

Meine beruflich antrainierte “Nach-Urlaub-fragen-Phobie” war jedenfalls nicht weg, sobald ich raus aus dem Angestellt-sein und selbstständig war. Vielmehr bedeutete es anfangs immer noch inneren Stress, wenn ich als VA Urlaub machen wollte.

Innere Ängste können irrational sein, aber auch echte Blockaden.

Deshalb hier nochmal: Es mag sich nicht immer so anfühlen, aber du bist Unternehmerin. Auch, wenn deine Arbeit darin besteht, andere Unternehmen in ihrem täglichen Geschäft zu unterstützen.

Du darfst selbst entscheiden, wann und für wie lange du Urlaub machst.

Als Selbstständige haben wir keinen ArbeitnehmerInnen-Schutz durch fixe Urlaubstage und müssen uns selbst darum kümmern, dass wir körperlich und mental gesund bleiben.

Okay? 🤗

Wenn du magst, erzähl mir per Kommentar von deinem anstehenden (Sommer-)Urlaub, oder teil deine Erfahrungen und Erlebnisse rund ums Thema Urlaub machen als VA mit mir.

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